Le dossier complet sans courir après les pièces
Ce processus prend en charge la collecte des pièces d'un dossier. À l'ouverture, la liste des documents attendus part au client avec un lien de dépôt qui ne demande aucun compte. Chaque pièce reçue est renommée, rangée au bon endroit et contrôlée : lisible, du bon type, encore valable. Ce qui manque est relancé automatiquement, ce qui pose problème est signalé avec son motif, et le dossier n'est déclaré complet que par vous.
Cliquez sur une étape
6 étapes · l'explication s'ouvre juste en dessousUn dossier s'ouvre
La création du dossier détermine la liste des pièces attendues : pièce d'identité, extrait Kbis, attestation d'assurance, RIB, autorisation d'urbanisme, plan. Une liste par type de dossier, écrite une fois avec vous et appliquée ensuite sans oubli.
La demande de pièces part
Le client reçoit un message unique : ce qu'on attend, pourquoi, et un lien où déposer depuis son téléphone. Pas de compte à créer, pas de mot de passe à retenir — deux obstacles qui, à eux seuls, font traîner un dossier de trois semaines.
Dix pièces demandées d'un coup font abandonner. On demande d'abord ce qui bloque réellement le dossier, le reste ensuite.
Chaque pièce reçue est rangée
Le document est renommé selon la même règle — dossier, nature, date — converti si besoin, rangé dans le bon sous-dossier et coché sur la liste. Une pièce envoyée en photo de travers est redressée avant d'être classée.
Contrôles de recevabilité
Trois vérifications : la pièce est-elle lisible, correspond-elle bien à ce qui était demandé, et est-elle encore en cours de validité — une attestation d'assurance expirée n'est pas une attestation. Ce qui échoue est mis de côté avec son motif, et le client reçoit une demande précise plutôt qu'un « ça ne va pas ».
La validité se vérifie par comparaison de dates, pas par appréciation : c'est ce qui rend ce contrôle fiable et reproductible.
Relance de ce qui manque
Le rappel ne liste que les pièces encore absentes, jamais l'ensemble depuis le début. Il s'arrête au troisième envoi : passé ce stade, ce n'est plus un oubli, et c'est un appel qu'il faut passer.
Vous prononcez le dossier complet
Le récapitulatif présente chaque pièce à côté de son contrôle. Vous validez, et le dossier passe en « complet » dans votre outil — ce qui déclenche la suite : le devis, l'intervention, la signature. Vous pouvez aussi accepter une pièce que le contrôle a refusée, en connaissance de cause.
Un dossier déclaré complet engage la suite : c'est un jugement, et il vous revient.
Ce qui entre,
ce qui sort
Ces processus tournent sur un moteur d'automatisation : une suite d'étapes reliées entre elles, qui se déclenche toute seule et fait circuler l'information d'un de vos outils à l'autre. Nous l'installons sur votre infrastructure ou sur la nôtre, à La Réunion, et le processus reste le vôtre.
Ce qu'on ne laisse pas
à la machine
Un processus utile est un processus qu'on ose laisser tourner. Ces limites-là sont posées au cadrage et ne bougent plus.
Ce qui met le processus en route. Vous ne lancez rien à la main.
Une manipulation mécanique : lire un fichier, ranger, calculer, recopier.
Là où un modèle intervient : comprendre un texte, rédiger, classer.
Une vérification automatique. Ce qui ne passe pas est mis de côté, jamais deviné.
Votre main. Rien d'engageant ne part sans votre accord.
Ce que vous récupérez à la fin, et où ça se range.
Questions fréquentes
Mes clients ne savent pas déposer un document en ligne.
Le lien ouvre une page unique, sans compte ni mot de passe, où il suffit de prendre une photo. Et une pièce renvoyée simplement en réponse au mail, ou par message, suit exactement le même chemin : on ne force personne à changer de canal.
Est-ce que ça vérifie la validité juridique d'une attestation ?
Non, et la distinction compte. Le processus vérifie qu'un document du bon type, lisible et non périmé est bien présent. Savoir si cette attestation couvre réellement le risque du chantier est un jugement professionnel, et il reste le vôtre.
L'avis est demandé au bon moment et au bon client ; un mécontentement vous revient dans la minute, avant d'atterrir en ligne.
Les niveaux sont relevés chaque nuit, le besoin calculé sur les sorties réelles, et la commande fournisseur vous attend prête à partir.
Assurances, abonnements, baux, attestations : chaque date est relevée une fois, et vous êtes prévenu quand il est encore temps d'agir.
Le même, chez vous, en 2 à 3 semaines
On commence par regarder si le compte y est : trente minutes, gratuit, et vous repartez avec un chiffre — même si on ne travaille pas ensemble.