De la commande reçue au bon de préparation
Ce processus supprime la ressaisie des commandes clients. Chaque commande reçue — e-mail, message, bon photographié, message vocal — est mise au clair, puis ses lignes sont rapprochées de votre catalogue : référence, quantité, unité, délai souhaité. Des contrôles portent sur la disponibilité, le tarif propre au client et son en-cours. La commande n'est créée et le bon de préparation n'est édité qu'après votre validation, et le client est averti des lignes en rupture au lieu de les découvrir à la livraison.
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6 étapes · l'explication s'ouvre juste en dessousLa commande arrive
Vos clients ne commandent pas tous de la même façon, et leur imposer un portail est le meilleur moyen de perdre les plus anciens. Une adresse de commande dédiée et une ligne de messages reçoivent tout, dans le format que le client a choisi.
Mise au clair du document
Un PDF est lu, un tableur ouvert, une photo de bon redressée et déchiffrée, un vocal transcrit. Quel que soit le canal d'entrée, la suite du processus travaille sur la même matière : du texte lisible, avec le document d'origine gardé à côté.
Lecture des lignes de commande
Chaque ligne est extraite — désignation, quantité, unité, délai souhaité, adresse de livraison — puis rapprochée de votre catalogue. « Les tubes de 40, deux paquets » devient une référence réelle, avec un degré de certitude. En dessous du seuil, la ligne n'est pas devinée : elle est marquée « à confirmer ».
Un client ne commande pas avec vos références, il commande avec ses mots. Ce rapprochement est le cœur du processus, et il se règle sur vos vraies commandes des derniers mois, pas sur un jeu d'essai.
Contrôles avant saisie
Quatre vérifications : la référence existe-t-elle encore, la quantité est-elle disponible ou faut-il l'annoncer en attente, le prix appliqué est-il bien le tarif négocié de ce client, et son en-cours autorise-t-il la commande. Une ligne qui échoue est mise de côté avec son motif.
Les contrôles sont des comparaisons et de l'arithmétique : ils donnent toujours la même réponse au même cas, et c'est ce qu'on leur demande.
Vous validez la commande
La commande s'affiche avec le document d'origine à côté, les lignes douteuses et les ruptures remontées en tête. Vous corrigez une référence, vous ajustez une quantité, vous acceptez un dépassement d'en-cours parce que vous connaissez le client. Puis vous validez.
Une commande engage un stock, un délai et un prix : elle ne se crée pas sans qu'un humain ait regardé.
Confirmation et bon de préparation
La commande est créée dans votre gestion commerciale, l'accusé part au client en disant franchement ce qui est en rupture et à quelle date, et le bon de préparation sort à l'imprimante du dépôt. La commande est archivée avec le document d'origine, ce qui règle en dix secondes le « mais je n'avais pas commandé ça » du mois suivant.
Ce qui entre,
ce qui sort
Ces processus tournent sur un moteur d'automatisation : une suite d'étapes reliées entre elles, qui se déclenche toute seule et fait circuler l'information d'un de vos outils à l'autre. Nous l'installons sur votre infrastructure ou sur la nôtre, à La Réunion, et le processus reste le vôtre.
Ce qu'on ne laisse pas
à la machine
Un processus utile est un processus qu'on ose laisser tourner. Ces limites-là sont posées au cadrage et ne bougent plus.
Ce qui met le processus en route. Vous ne lancez rien à la main.
Une manipulation mécanique : lire un fichier, ranger, calculer, recopier.
Là où un modèle intervient : comprendre un texte, rédiger, classer.
Une vérification automatique. Ce qui ne passe pas est mis de côté, jamais deviné.
Votre main. Rien d'engageant ne part sans votre accord.
Ce que vous récupérez à la fin, et où ça se range.
Questions fréquentes
Mes clients commandent au téléphone, pas par écrit.
Un message vocal laissé sur la ligne de commande entre par le même chemin : il est transcrit, puis traité comme un mail. L'appel pris en direct, lui, reste saisi par la personne qui décroche — le processus ne prétend pas remplacer une conversation, et personne ne devrait vous vendre le contraire.
Et si un client renvoie une commande presque identique le même jour ?
Elle est rapprochée de la précédente et présentée comme un doublon possible ou un complément, avec les deux versions côte à côte. Regrouper les deux économise une livraison, mais c'est une décision commerciale : elle vous revient.
Chaque demande reçoit un accusé de réception immédiat, et la réponse vous attend en brouillon, documents à l'appui.
Un appel manqué déclenche un message dans la minute et une fiche de rappel datée, avec ce que vous savez déjà du numéro.
Le rendez-vous pris est confirmé, rappelé la veille, et le créneau libéré est reproposé à quelqu'un plutôt que perdu.
Le même, chez vous, en 2 à 3 semaines
On commence par regarder si le compte y est : trente minutes, gratuit, et vous repartez avec un chiffre — même si on ne travaille pas ensemble.