Des rendez-vous confirmés, et beaucoup moins d'oublis
Ce processus s'occupe de tout ce qui entoure un rendez-vous, sans changer votre agenda. Dès qu'un créneau est posé, le client reçoit une confirmation qui rappelle l'heure, l'adresse et les pièces à apporter, puis un rappel la veille auquel il peut répondre. Une annulation libère le créneau et vous propose la liste d'attente ; c'est vous qui choisissez qui prend la place. Chaque matin, la journée s'affiche en une page : confirmés, silencieux, créneaux libres.
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6 étapes · l'explication s'ouvre juste en dessousUn rendez-vous est posé
Peu importe qui l'inscrit — vous, la personne à l'accueil, le formulaire du site : le processus lit l'agenda que vous tenez déjà. Il n'y a pas de second agenda à maintenir, ce qui est la première cause d'abandon de ce genre d'outil.
Confirmation immédiate
Le client reçoit un message récapitulant l'heure, l'adresse exacte, la durée prévue et les pièces à apporter — carte grise, ordonnance, dernier relevé. Ce sont ces trois lignes-là qui suppriment la moitié des appels du matin même.
Rappel la veille
Un rappel part la veille en fin d'après-midi, auquel le client peut répondre d'un mot pour confirmer ou annuler. C'est ce rappel-là, davantage que la confirmation initiale, qui fait tomber le taux d'oubli.
Trop tôt, le rappel ne sert à rien ; trop tard, il ne laisse pas le temps de replacer le créneau. La veille en fin de journée est le meilleur compromis dans la plupart des métiers — on l'ajuste au vôtre, et jamais la nuit.
Un créneau se libère
Une annulation, par message ou par appel, libère le créneau dans l'agenda et déclenche la suite au lieu de laisser un trou que personne ne remarque avant le jour même.
Vous choisissez qui prend la place
Les clients en attente pour ce type de créneau sont présentés avec leur ancienneté et leur motif. Vous en cochez un ou plusieurs, la proposition part, et le premier qui accepte prend la place — les autres reçoivent un mot pour le leur dire.
L'ordre d'une liste d'attente est rarement une simple file : une urgence passe devant, et cet arbitrage-là ne se délègue pas à une machine.
Votre journée, en une page
Chaque matin, la journée s'affiche : les rendez-vous confirmés, ceux restés sans réponse, les créneaux encore libres. Vous savez avant huit heures qui rappeler, au lieu de le découvrir à onze heures devant un fauteuil vide.
Ce qui entre,
ce qui sort
Ces processus tournent sur un moteur d'automatisation : une suite d'étapes reliées entre elles, qui se déclenche toute seule et fait circuler l'information d'un de vos outils à l'autre. Nous l'installons sur votre infrastructure ou sur la nôtre, à La Réunion, et le processus reste le vôtre.
Ce qu'on ne laisse pas
à la machine
Un processus utile est un processus qu'on ose laisser tourner. Ces limites-là sont posées au cadrage et ne bougent plus.
Ce qui met le processus en route. Vous ne lancez rien à la main.
Une manipulation mécanique : lire un fichier, ranger, calculer, recopier.
Là où un modèle intervient : comprendre un texte, rédiger, classer.
Une vérification automatique. Ce qui ne passe pas est mis de côté, jamais deviné.
Votre main. Rien d'engageant ne part sans votre accord.
Ce que vous récupérez à la fin, et où ça se range.
Questions fréquentes
Mes clients n'ont pas tous un smartphone.
Le SMS suffit et fonctionne sur n'importe quel téléphone ; l'e-mail sert de secours. Pour les personnes qui ne veulent rien recevoir, la fiche est marquée et elles ne reçoivent rien — c'est une case à cocher, pas une négociation.
Est-ce que ça remplace la personne à l'accueil ?
Non, et l'expérience montre que ce serait une mauvaise affaire. Ça lui retire les rappels, les confirmations et la chasse aux créneaux vides, ce qui lui rend du temps pour les appels où sa présence compte réellement.
Vous dictez deux minutes en fin d'intervention, photos comprises ; le compte-rendu mis en forme vous attend, avec les actions à suivre.
La liste des pièces attendues part toute seule, les documents reçus sont rangés et contrôlés, et les manquants relancés sans que vous y pensiez.
L'avis est demandé au bon moment et au bon client ; un mécontentement vous revient dans la minute, avant d'atterrir en ligne.
Le même, chez vous, en 1 à 2 semaines
On commence par regarder si le compte y est : trente minutes, gratuit, et vous repartez avec un chiffre — même si on ne travaille pas ensemble.